sertakan Sumbernya bila anda mau mengcopy paste artikel ini. Animasi Dengan Jquery Firefly Plugin http://djogzs.blogspot.com/#ixzz1wPOkTQqg Under Creative Commons License: Attribution
sertakan Sumbernya bila anda mau mengcopy paste artikel ini. Cloud Animasi dengan CSS3 http://djogzs.blogspot.com/#ixzz1wPVLlTPV Under Creative Commons License: Attribution

Naruto VS Sasuke,who is the strongest?

TUGAS TULISAN SOFTSKILL 10 TENTANG SISTEM INFORMASI

Posted by : munadi
Sistem Informasi

Sistem : Satu/beberapa elemen yang terkait satu sama lain yang bekerja sama untuk mencapai tujuan yang sama.

Data : Suatu berita yang sudah diolah sedemikian rupa yang berguna untuk orang tertentu saja (berupa fakta)

Informasi : Suatu berita yang sudah diolah sedemikian rupa yang berguna untuk kita/bersama-sama.

SI : Integrasi manusia dan mesin untuk penyediaan informasi dalam mendukung fungsi-fungsi operasional manajemen dan pembuatan keputusan pada suatu organisasi.Meliputi hardware,software,data base,model pengambilan keputusan dan manual prosedur

Piramida SIM (Sistem Informasi Management)

Perancangan Operasional > Low Management
Penggunaan Transaksi  > Worker Management
Perancangan Taktis  > Middle
Pernacangan Strategis > Top Management
Program
Un Program
                       

Tahapan pengambilan Keputusan
-          Intelegence : Mempelajari lingkungan atas masalah yang memerlukan keputusan dimana data yang didapat kemudian diolah lalu diuji untuk menjadi petunjuk pengambilan keputusan
-          Design : Merancang beberapa alternative dalam pengambilan keputusan
-          Choice : memilih alternative yang baik untuk menjadi keputusan













Model Sistem Umum Perusahaan

Model merupakan abstraksi oleh sesuatu yang mempresentasikan objek yang biasa disebut entitiy.Empat jenis model meliputi :
1.      Model Fisik : Model yang menggambarkan entity dengan 3 dimensi,biasanya model ini berukuran lebih kecil dengan aslinya.Contoh : mobil-mobilan,miniature,dll.
2.      Model Naratif : Model yang menjelaskan entity secara lisan/tertulis yang digunakan sehari-hari.
3.      Model Grafis : Model yang menjelaskan entity dengan abstraksi garis,symbol,dan bentuk yang seringkali disetai dengan penjelasan naratif.Contoh : analisis dengan masalah flowchart
4.      Model Matematis : Model yang disajikan dalam rumus matematika.Contoh :
BEP = TFC
           P-C
Keterangan : BEP(Break Event Point),TEC(Total Fixed Cost),P(Price),C(Cost)

Kelebihan dari model matematis
-          Tidak mengenal geografis (siapa saja yang mengerti symbol matematis pasti dapat mengerti model tersebut)
-          Ketepatan hubungan antara bagian dari suatu obkek dapat dideskripsikan
Empat dimensi informasi meliputi
1.      Tepat waktu
2.      Relevansi
3.      Kelengkapan
4.      Ketepatan
Siklus hidup system : Proses evolusi yang terjadi dalam pengimplementasian system/subsistem informasi berdasarkan komputer.

SIM (Sistem Informasi Management)
Komite SIM bertugas untuk memberikan pedoman pelaksanaan,pengarahan,pengontrolan pada penggunaan sumber komputerisasi perusahaan
3 Fungsi Komite SIM
1.      Menetapkan kebijakan untuk memastikan dukungan computer pada tujuan perusahaan
2.      Memberikan wewenang dalam member persetujuan untuk permintaan dana komputerisasi
3.      Mengatasi konflik yang berhubungan dengan prioritas pengembangan komputer
Tim proyek akan mengembangkan system tertentu untuk memenuhi kebutuhan kelompok/perorangan dalam perusahaan atau organisasi yang meliputi 4 fase siklus system yaitu :
I.                   Fase Perencanaan : Terdapat fungsi dari perencanaan CBIS (Computer Base Information Sistem) yang meliputi mendefinisikan ruang lingkup dari proyek,mengenal bidang masalah yang potensial,mangatur urutan tugas,memberikan dasar pengontrolan
Fase perencanaan terdiri dari 8 langkah :
1.      Mengenal masalah : mengenali karakteristik proyek CBIS yang meliputi 2 hal yaitu :             1 Proyek mempunyai cakupan luas untuk seluruh organisasi dan proyek menghasilkan system yang berpengaruh pada penampilan jangka panjang perusahaan,2 Inventarisasi masalah dan kebutuhan dari setiap bagian/divisi.
2.      Mendefinisikan masalah yang dilakukan manager dan spesialis informasi,sehingga manager harus memahami dan mengetahui masalah yang muncul
3.      Menyusuntujuan system,diuraikan bedasarkan dari tujuan perusahaan
4.      Mengidentifikasikan kendala system sebelum CBIS dimulai
5.      Melakukan study kelayakan
Dimensi study kelayakan antara lain : resmi,ekonomis,tekhnis,professional,dan terjadwal.Meninjau faktor-faktor yang mempengaruhi system agar manager dapat menyelesaikan masalah yang telah didefinisikan untuk mencapai tujuan.
6.      Membuat proposal proyek.Contoh proyek study meliputi 9 point :
o   Pengenalan (alasan untuk membuat proposal)
o   Pendefinisian masalah
o   Tujuan system dan kendala
o   Alternatif-alternatif yang mungkin terjadi
o   Kegiatan-kegiatan yang direkomendasikan berupa tugas,sumber kebutuhan,penjadwalan,dan rekap biaya
o   Hasil yang sudah diantisipasi meliputi : financial,operasional,dan organisasi
o   Implementasi umum
o   Tujuan study proyek yaitu tugas dan biaya
o   Kesimpulan
7.      Menyetujui/tidak suatu proyek yang diputuskan oleh komite SIM dilihat dari 2 hal pokok
o   Apakah system sudah didefinisikan
o   Apakah proyek study yang dianjurkan merupakan cara terbaik untuk menentukan perencanaan CBIS
8.      Menetapkan mekanisme pengontrolan yang dilakukan oleh komite SIM.

II.                Fase Analisis dan Perencanaan

Terdiri dari 11 langkah :
1.      Mengumumkan proyek,pihak perusahaan perlu menjelaskan system computer yang akan dapat melalui pertemuan/presentasi
2.      Menyusun tim proyek,disusun berdasarkan kebutuhan pengembangan system.
3.      Mendefinisikan kebutuhan informasi,seorang analis harus mengumpulkan informasi mengenai kebutuhan user dengan melakukan observasi,survey,interview perorangan dan pencarian record secara peranan pendukung.
4.      Mendefinisikan kriteria pengembangan system yang ditentukan berdasarkan kebutuhan informasi
5.      Merancang subsistem secara lengkap,biasanya menggunakan pendekatan Top Down yaitu menentukan proses secara umum lalu melengkapi proses secara khusus
Dalam merancang,seorang analis system membutuhkan alat berupa kamus data/DFD (Data Flow Diagram)
6.      Mengidentifikasi konfigurasi peralatan alternative yang dilakukan oleh analis system untuk menentukan konfigurasi peralatan komputerisasi yang memungkinkan program dapat
7.      menjalankan pemrosesan secara efektif.
8.      Mengevaluasi konfigurasi alternative yang dilakukan oleh analistis system bersama dengan manager
9.      Mwnwntukan konfigurasi terbaik bagi system secara keseluruhan yang dilakukan manager bersama analistis system.
10.  Membuat proposal pengimplementasian proyek,analis system membuat proposal ini dengan memberikan kerangka bagi pekerjaan yang dilakukan,keuntungan yang diharapkan dan biaya proposal proyek study
11.  Menyetujui/tidak pengimplementasian proyek yang diputuskan oleh komite SIM dimana CIO secara berlanjut memberikan informasi kemajuan kepada komite SIM.

III.             Fase Implementasi Terdiri Dari 9 Langkah

1.      Merancanakan implementasi
2.      Mengumumkan pengimplementasian proyek
3.      Mengorganisir staff pelayanan informasi
4.      Menentukan computer
5.      Menentukan perpus
6.      Membuat data base
7.      Mendidik pesrta dan pemakai
8.      Membuat fasilitas fisik
9.      Mengganti system baru

IV.             Fase Pengoprasian dan Pengawasan

Terdiri dari 3 hal :
1.      Tinjauan implementasi dilakukan secara berlanjut seperti mengevaluasi sejauh mana system tersebut memenuhi kriteria penampilan
2.      Tinjauan ini diulangi sepanjang kehidupan operasi system tersebut
3.      Bila memerlukan penggantian /penggantian maka siklus hidup system diulangi untuk melakukan peningkatan-peningkatan yang menghasilkan system baru

Kamis, 27 September 2012 0 komentar

TUGAS TULISAN SOFTSKILL 9 TENTANG KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Posted by : munadi
KOMUNIKASI dalam ORGANISASI
(
Sebelum membahas pengertian komunikasi organisasi sebaiknya kita uraikan terminologi yang melekat pada konteks komunikasi organisasi, yaitu komunikasi dan organisasi.  Komunikasi berasal dari bahasa latin “communis” atau ‘common” dalam Bahasa Inggris yang berarti sama. Berkomunikasi berarti kita berusaha untuk mencapai kesamaan makna, “commonness”.  Atau dengan ungkapan yang lain, melalui komunikasi kita mencoba berbagi informasi, gagasan atau sikap kita dengan partisipan lainnya.  Kendala utama dalam berkomunikasi adalah seringkali kita mempunyai makna yang berbeda terhadap lambang yang sama.
Manusia di dalam kehidupannya harus berkomunikasi, artinya memerlukan orang lain dan membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk saling berinteraksi. Hal ini merupakan suatu hakekat bahwa sebagian besar pribadi manusia terbentuk dari hasil integrasi sosial dengan sesama dalam kelompok dan masyarakat. Di dalam kelompok/organisasi itu selalu terdapat bentuk kepemimpinan yang merupakan masalah penting untuk kelangsungan hidup kelompok, yang terdiri dari pemimpin dan bawahan/karyawan. Di antara kedua belah pihak harus ada two-way-communications atau komunikasi dua arah atau komunikasi timbal balik, untuk itu diperlukan adanya kerja sama yang diharapkan untuk mencapai cita-cita, baik cita-cita pribadi, maupun kelompok, untuk mencapai tujuan suatu organisasi. Kerja sama tersebut terdiri dari berbagai maksud yang meliputi hubungan sosial/kebudayaan. Hubungan yang terjadi merupakan suatu proses adanya suatu keinginan masing-masing individu, untuk memperoleh suatu hasil yang nyata dan dapat memberikan manfaat untuk kehidupan yang berkelanjutan.
Bila sasaran komunikasi dapat diterapkan dalam suatu organisasi baik organisasi pemerintah, organisasi kemasyarakatan, maupun organisasi perusahaan, maka sasaran yang dituju pun akan beraneka ragam, tapi tujuan utamanya tentulah untuk mempersatukan individu-individu yang tergabung dalam organisasi tersebut. Berdasarkan sifat komunikasi dan jumlah komunikasi menurut Onong Uchyana Effendi, dalam bukunya “Dimensi-Dimensi Komunikasi” hal. 50, komunikasi dapat digolongkan ke dalam tiga kategori:
1. Komunikasi antar pribadi
Komunikasi ini penerapannya antara pribadi/individu dalam usaha menyampaikan informasi yang dimaksudkan untuk mencapai kesamaan pengertian, sehingga dengan demikian dapat tercapai keinginan bersama.
2. Komunikasi kelompok
Pada prinsipnya dalam melakukan suatu komunikasi yang ditekankan adalah faktor kelompok, sehingga komunikasi menjadi lebih luas. Dalam usaha menyampaikan informasi, komunikasi dalam kelompok tidak seperti komunikasi antar pribadi.
3. Komunikasi massa
Komunikasi massa dilakukan dengan melalui alat, yaitu media massa yang meliputi cetak dan elektronik.
Dalam melakukan komunikasi organisasi, Steward L.Tubbs dan Sylvia Moss dalam Human Communication menguraikan adanya 3 (tiga) model dalam komunikasi:
1.  Model komunikasi linier (one-way communication), dalam model ini komunikator memberikan suatu stimuli dan komunikan melakukan respon yang diharapkan tanpa mengadakan seleksi dan interpretasi. Komunikasinya bersifat monolog.
2.  Model komunikasi interaksional. Sebagai kelanjutan dari model yang pertama, pada tahap ini sudah terjadi feedback atau umpan balik. Komunikasi yang berlangsung bersifat dua arah dan ada dialog, di mana setiap partisipan memiliki peran ganda, dalam arti pada satu saat bertindak sebagai komunikator, pada saat yang lain bertindak sebagai komunikan.
3.   Model komunikasi transaksional. Dalam model ini komunikasi hanya dapat dipahami dalam konteks hubungan (relationship) antara dua orang atau lebih. Pandangan ini menekankan bahwa semua perilaku adalah komunikatif. Tidak ada satupun yang tidak dapat dikomunikasikan.
Mengenai organisasi, salah satu defenisi menyebutkan bahwa organisasi merupakan suatu kumpulan atau sistem individual yang melalui suatu hirarki/jenjang dan pembagian kerja, berupaya mencapai tujuan yang ditetapkan.  Dari batasan tersebut dapat digambarkan bahwa dalam suatu organisasi mensyaratkan:
  1. Adanya suatu jenjang jabatan ataupun kedudukan yang memungkinkan semua individu dalam organisasi tersebut memiliki perbedaan posisi yang jelas, seperti pimpinan, staff pimpinan dan karyawan.
  2. Adanya pembagian kerja, dalam arti setiap orang dalam sebuah institusi baik yang komersial maupun sosial, memiliki satu bidang pekerjaan yang menjadi tanggungjawabnya.
Dengan landasan konsep-konsep komunikasi dan organisasi sebagaimana yang telah diuraikan, maka kita dapat memberi batasan tentang komunikasi dalam organisasi secara sederhana, yaitu komunikasi antarmanusia (human communication) yang terjadi dalam kontek organisasi.  Atau dengan meminjam definisi dari Goldhaber, komunikasi organisasi diberi batasan sebagai arus pesan dalam suatu jaringan yang sifat hubungannya saling bergabung satu sama lain (the flow of messages within a network of interdependent relationships).
Sebagaimana telah disebut terdahulu, bahwa arus komunikasi dalam organisasi meliputi komunikasi vertikal dan komunikasi horisontal.  Masing-masing arus komunikasi tersebut mempunyai perbedaan fungsi yang sangat tegas.  Ronald Adler dan George Rodman dalam buku Understanding Human Communication, mencoba menguraikan masing-masing, fungsi dari kedua arus komunikasi dalam organisasi tersebut sebagai berikut:
1. Downward communication, yaitu komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya.  Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah ini adalah:
a) Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja (job instruction)
b) Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (job retionnale)
c) Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (procedures and practices)
d) Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.
2.  Upward communication, yaitu komunikasi yang terjadi ketika bawahan (subordinate) mengirim pesan kepada atasannya.  Fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas ini adalah:
a) Penyampaian informai tentang pekerjaan pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan
b) Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan
c) Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan
d) Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya.
3.  Horizontal communication, yaitu tindak komunikasi ini berlangsung di antara para karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang setara.  Fungsi arus komunikasi horisontal ini adalah:
a)  Memperbaiki koordinasi tugas
b)  Upaya pemecahan masalah
c)  Saling berbagi informasi
d)  Upaya pemecahan konflik
e)   Membina hubungan melalui kegiatan bersama.

Proses Komunikasi
Pada tataran teoritis, paling tidak kita mengenal atau memahami komunikasi dari dua perspektif, yaitu:
  1. Perspektif Kognitif.  Komunikasi menurut Colin Cherry, yang mewakili perspektif kognitif  adalah penggunaan lambang-lambang (symbols) untuk mencapai kesamaan makna atau berbagi informasi tentang satu objek atau kejadian.  Informasi adalah sesuatu (fakta, opini, gagasan) dari satu partisipan kepada partisipan lain melalui penggunaan kata-kata atau lambang lainnya.  Jika pesan yang disampaikan diterima secara akurat, receiver akan memiliki informasi yang sama seperti yang dimiliki sender, oleh karena itu tindak komunikasi telah terjadi.
  2. Perspektif Perilaku. Menurut BF. Skinner dari perspektif perilaku memandang komunikasi sebagai perilaku verbal atau simbolik di mana sender berusaha mendapatkan satu efek yang dikehendakinya pada receiver.  Masih dalam perspektif perilaku, FEX Dance menegaskan bahwa komunikasi adalah adanya satu respons melalui lambang-lambang verbal di mana simbol verbal tersebut bertindak sebagai stimuli untuk memperoleh respons.  Kedua pengertian komunikasi yang disebut terakhir, mengacu pada hubungan stimulus respons antara sender dan receiver.
Setelah kita memahami pengertian komunikasi dari dua perspektif yang berbeda, kita mencoba melihat proses komunikasi dalam suatu organisasi.  Menurut Jerry W. Koehler dan kawan-kawan, bagi suatu organisasi, perspektif perilaku dipandang lebih praktis karena komunikasi dalam organisasi bertujuan untuk mempengaruhi penerima (receiver).  Satu respons khusus diharapkan oleh pengirim pesan (sender) dari setiap pesan yang disampaikannya.  Ketika satu pesan mempunyai efek yang dikehendaki, bukan suatu persoalan apakah informasi yang disampaikan tersebut merupakan tindak berbagi informasi atau tidak.
Sekarang kita mencoba memahami proses komunikasi antarmanusia yang disajikan dalam suatu model berikut:
Proses komunikasi diawali oleh sumber (source) baik individu ataupun kelompok yang berusaha berkomunikasi dengan individu atau kelompok lain, sebagai berikut:
  1. Langkah pertama yang dilakukan sumber adalah ideation yaitu penciptaan satu gagasan atau pemilihan seperangkat informasi untuk dikomunikasikan.  Ideation ini merupakan landasan bagi suatu pesan yang akan disampaikan.
  2. Langkah kedua dalam penciptaan suatu pesan adalah encoding, yaitu sumber menerjemahkan informasi atau gagasan dalam wujud kata-kaya, tanda-tanda atau lambang-lambang yang disengaja untuk menyampaikan informasi dan diharapkan mempunyai efek terhadap orang lain.  Pesan atau message adalah alat-alat di mana sumber mengekspresikan gagasannya dalam bentuk bahasa lisan, bahasa tulisan ataupun perilaku nonverbal seperti bahasa isyarat, ekspresi wajah atau gambar-gambar.
  3. Langkah ketiga dalam proses komunikasi adalah penyampaian pesan yang telah disandi (encode).  Sumber menyampaikan pesan kepada penerima dengan cara berbicara, menulis, menggambar ataupun melalui suatu tindakan tertentu.  Pada langkah ketiga ini, kita mengenal istilah channel atau saluran, yaitu alat-alat untuk menyampaikan suatu pesan.  Saluran untuk komunikasi lisan adalah komunikasi tatap muka, radio dan telepon.  Sedangkan saluran untuk komunikasi tertulis meliputi setiap materi yang tertulis ataupun sebuah media yang dapat mereproduksi kata-kata tertulis seperti: televisi, kaset, video atau OHP (overheadprojector).  Sumber berusaha untuk mebebaskan saluran komunikasi dari gangguan ataupun hambatan, sehingga pesan dapat sampai kepada penerima seperti yang dikehendaki.
  4. Langkah keempat, perhatian dialihkan kepada penerima pesan.  Jika pesan itu bersifat lisan, maka penerima perlu menjadi seorang pendengar yang baik, karena jika penerima tidak mendengar, pesan tersebut akan hilang.  Dalam proses ini, penerima melakukan decoding, yaitu memberikan penafsiran interpretasi terhadap pesan yang disampaikan kepadanya.  Pemahaman (understanding) merupakan kunci untuk melakukan decoding dan  hanya terjadi dalam pikiran penerima.  Akhirnya penerimalah yang akan menentukan bagaimana memahami suatu pesan dan bagaimana pula memberikan respons terhadap pesan tersebut.
  5. Proses terakhir dalam proses komunikasi adalah feedback atau umpan balik yang memungkinkan sumber mempertimbangkan kembali pesan yang telah disampaikannya kepada penerima.  Respons atau umpan balik dari penerima terhadap pesan yang disampaikan sumber dapat berwujud kata-kata ataupun tindakan-tindakan tertentu.  Penerima bisa mengabaikan pesan tersebut ataupun menyimpannya.  Umpan balik inilah yang dapat dijadikan landasan untuk mengevaluasi efektivitas komunikasi.

Fungsi Komunikasi dalam Organisasi
Dalam suatu organisasi baik yang berorientasi komersial maupun sosial, komunikasi dalam organisasi atau lembaga tersebut akan melibatkan empat fungsi, yaitu:
1.  Fungsi informatif
Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi (information-processing system).  Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti informasi pada dasarnya dibutuhkan oleh semua orang yang mempunyai perbedaan kedudukan dalam suatu organisasi.  Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi.  Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti dan sebagainya.
2.  Fungsi Regulatif
Fungsi regulatif ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi.  Pada semua lembaga atau organisasi, ada dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif ini, yaitu:
  1. Atasan atau orang-orang yang berada dalam tataran manajemen yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan.  Disamping itu mereka juga mempunyai kewenangan untuk memberikan instruksi atau perintah, sehingga dalam struktur organisasi kemungkinan mereka ditempatkan pada lapis atas (position of authority) supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya.  Namun demikian, sikap bawahan untuk menjalankan perintah banyak bergantung pada:
    1. Keabsahan pimpinan dalam penyampaikan perintah.
    2. Kekuatan pimpinan dalam memberi sanksi.
    3. Kepercayaan bawahan terhadap atasan sebagai seorang pemimpin sekaligus sebagai pribadi.
    4. Tingkat kredibilitas pesan yang diterima bawahan.
  2.  Berkaitan dengan pesan atau message.  Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja.  Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan-peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.
3. Fungsi Persuasif
Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan.  Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah.  Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.
4. Fungsi Integratif
Setiap organisasi berusaha menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat dilaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik.  Ada dua saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (newsletter, buletin) dan laporan kemajuan oraganisasi; juga saluran komunikasi informal seperti perbincangan antarpribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga ataupun kegiatan darmawisata.  Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.
Memahami Komunikasi dalam Organisasi
Gaya komunikasi atau communication style akan memberikan pengetahuan kepada kita tentang bagaimana perilaku orang-orang dalam suatu organisasi ketika mereka melaksanakan tindak berbagi informasi dan gagasan.  Sementara pada pengaruh kekuasaan dalam organisasi, kita akan mengkaji jenis-jenis kekuasaan yang digunakan oleh orang-orang dalam tataran manajemen sewaktu mereka mencoba mempengaruhi kemampuan berkomunikasi dalam organsasi, kita akan diajak untuk memikirkan bagaimana mendefinisikan tujuan kita sehubungan dengan tugas dalam organisasi, bagaimana kita memilih orang yang tepat untuk diajak kerjasama dan bagaimana kita memilih saluran yang efektif untuk melaksanakan tugas tersebut.
Gaya Komunikasi. Gaya komunikasi (communication style) didefinisikan sebagai seperangkat perilaku antarpribadi yang terspesialisasi yang digunakan dalam suatu situasi tertentu (a specialized set of intexpersonal behaviors that are used in a given situation).
Masing-masing gaya komunikasi terdiri dari sekumpulan perilaku komunikasi yang dipakai untuk mendapatkan respon atau tanggapan tertentu dalam situasi yang tertentu pula.  Kesesuaian dari satu gaya komunikasi yang digunakan, bergantung pada maksud dari pengirim (sender) dan harapan dari penerima (receiver).
Gaya Komunikasi yang akan kita pelajari adalah sbb:
1.      The Controlling style
Gaya komunikasi yang bersifat mengendalikan ini, ditandai dengan adanya satu kehendak atau maksud untuk membatasi, memaksa dan mengatur perilaku, pikiran dan tanggapan orang lain.  Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi ini dikenal dengan nama komunikator satu arah atau one-way communications.
Pihak-pihak yang memakai controlling style of communication ini, lebih memusatkan perhatian kepada pengiriman pesan dibanding upaya mereka untuk berharap pesan.  Mereka tidak mempunyai rasa ketertarikan dan perhatian untuk berbagi pesan.  Mereka tidak mempunyai rasa ketertarikan dan perhatian pada umpan balik, kecuali jika umpan balik atau feedback tersebut digunakan untuk kepentingan pribadi mereka.  Para komunikator satu arah tersebut tidak khawatir dengan pandangan negatif orang lain, tetapi justru berusaha menggunakan kewenangan dan kekuasaan untuk memaksa orang lain mematuhi pandangan-pandangannya.
Pesan-pesan yag berasal dari komunikator satu arah ini, tidak berusaha ‘menjual’ gagasan agar dibicarakan bersama namun lebih pada usaha menjelaskan kepada orang lain apa yang dilakukannya.  The controlling style of communication ini sering dipakai untuk mempersuasi orang lain supaya bekerja dan bertindak secara efektif, dan pada umumnya dalam bentuk kritik.  Namun demkian, gaya komunikasi yang bersifat mengendalikan ini, tidak jarang bernada negatif sehingga menyebabkan orang lain memberi respons atau tanggapan yang negatif pula.
2.     The Equalitarian style
Aspek penting gaya komunikasi ini ialah adanya landasan kesamaan.  The equalitarian style of communication ini ditandai dengan berlakunya arus penyebaran pesan-pesan verbal secara lisan maupun tertulis yang bersifat dua arah (two-way traffic of communication).
Dalam gaya komunikasi ini, tindak komunikasi dilakukan secara terbuka.  Artinya, setiap anggota organisasi dapat mengungkapkan gagasan ataupun pendapat dalam suasana yang rileks, santai dan informal.  Dalam suasana yang demikian, memungkinkan setiap anggota organisasi mencapai kesepakatan dan pengertian bersama.
Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi yang bermakna kesamaan ini, adalah orang-orang yang memiliki sikap kepedulian yang tinggi serta kemampuan membina hubungan yang baik dengan orang lain baik dalam konteks pribadi maupun dalam lingkup hubungan kerja.  The equalitarian style ini akan memudahkan tindak komunikasi dalam organisasi, sebab gaya ini efektif dalam memelihara empati dan kerja sama, khususnya dalam situasi untuk mengambil keputusan terhadap suatu permasalahan yang kompleks.  Gaya komunikasi ini pula yang menjamin berlangsungnya tindakan share/berbagi informasi di antara para anggota dalam suatu organisasi.
3.     The Structuring style
Gaya komunikasi yang berstruktur ini, memanfaatkan pesan-pesan verbal secara tertulis maupun lisan guna memantapkan perintah yang harus dilaksanakan, penjadwalan tugas dan pekerjaan serta struktur organisasi.  Pengirim pesan (sender) lebih memberi perhatian kepada keinginan untuk mempengaruhi orang lain dengan jalan berbagi informasi tentang tujuan organisasi, jadwal kerja, aturan dan prosedur yang berlaku dalam organisasi tersebut.
Stogdill dan Coons dari The Bureau of Business Research of Ohio State University, menemukan dimensi dari kepemimpinan yang efektif, yang mereka beri nama Struktur Inisiasi atau Initiating Structure.  Stogdill dan Coons menjelaskan mereka bahwa pemrakarsa (initiator) struktur yang efisien adalah orang-orang yang mampu merencanakan pesan-pesan verbal guna lebih memantapkan tujuan organisasi, kerangka penugasan dan memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang muncul.
4.     The Dynamic style
Gaya komunikasi yang dinamis ini memiliki kecenderungan agresif, karena pengirim pesan atau sender memahami bahwa lingkungan pekerjaannya berorientasi pada tindakan (action-oriented).  The dynamic style of communication ini sering dipakai oleh para juru kampanye ataupun supervisor yang membawa para wiraniaga (salesmen atau saleswomen).
Tujuan utama gaya komunikasi yang agresif ini adalah mestimulasi atau merangsang pekerja/karyawan untuk bekerja dengan lebih cepat dan lebih baik.  Gaya komunikasi ini cukup efektif digunakan dalam mengatasi persoalan-persoalan yang bersifat kritis, namun dengan persyaratan bahwa karyawan atau bawahan mempunyai kemampuan yang cukup untuk mengatasi masalah yang kritis tersebut.
5.     The Relinguishing style
Gaya komunikasi ini lebih mencerminkan kesediaan untuk menerima saran, pendapat ataupun gagasan orang lain, daripada keinginan untuk memberi perintah, meskipun pengirim pesan (sender) mempunyai hak untuk memberi perintah dan mengontrol orang lain.
Pesan-pesan dalam gaya komunikasi ini akan efektif ketika pengirim pesan atau sender sedang bekerja sama dengan orang-orang yang berpengetahuan luas, berpengalaman, teliti serta bersedia untuk bertanggung jawab atas semua tugas atau pekerjaan yang dibebankannya.

6.     The Withdrawal style
Akibat yang muncul jika gaya ini digunakan adalah melemahnya tindak komunikasi, artinya tidak ada keinginan dari orang-orang yang memakai gaya ini untuk berkomunikasi dengan orang lain, karena ada beberapa persoalan ataupun kesulitan antarpribadi yang dihadapi oleh orang-orang tersebut.
Dalam deskripsi yang kongkrit adalah ketika seseorang mengatakan: “Saya tidak ingin dilibatkan dalam persoalan ini”.  Pernyataan ini bermakna bahwa ia mencoba melepaskan diri dari tanggung jawab, tetapi juga mengindikasikan suatu keinginan untuk menghindari berkomunikasi dengan orang lain.  Oleh karena itu, gaya ini tidak layak dipakai dalam konteks komunikasi organisasi.
Gambaran umum yang diperoleh dari uraian di atas adalah bahwa the equalitarian style of communication merupakan gaya komunikasi yang ideal.  Sementara tiga gaya komunikasi lainnya: structuring, dynamic dan relinguishing dapat digunakan secara strategis untuk menghasilkan efek yang bermanfaat bagi organisasi.  Dan dua gaya komunikasi terakhir: controlling dan withdrawal mempunyai kecenderungan menghalangi berlangsungnya interaksi yang bermanfaat



Referensi :
A.     Mulyana, Teori Komunikasi-modul 10, 2008
Miftah Thoha, Perilaku Organisasi, 1996
Onong Uchyana Effendi, Dimensi-Dimensi Komunikasi, 2001
Ronald Adler dan George Rodman, Understanding Human Communication, 1997
Steward L.Tubbs dan Sylvia Moss, Human Communication, 1994
0 komentar

TUGAS TULISAN SOFTSKILL 8 TENTANG SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN

Posted by : munadi
SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN

Konsep Sistem Pendukung Keputusan (SPK) / Decision Support Sistem (DSS) pertama kali diungkapkan pada awal tahun 1970-an oleh Michael S. Scott Morton dengan istilah Management Decision Sistem. Sistem tersebut adalah suatu sistem yang berbasis komputer yang ditujukan untuk membantu pengambil keputusan dengan memanfaatkan data dan model tertentu untuk memecahkan berbagai persoalan yang tidak terstruktur.Istilah SPK mengacu pada suatu sistem yang memanfaatkan dukungan komputer dalam proses pengambilan keputusan. Untuk memberikan pengertian yang lebih mendalam, akan diuraikan 10 difinisi mengenai Sistem Pendukung Keputusan / Decision Support Sistem yang dikembangkan oleh beberapa ahli.

10 pendapat tentang pengertian sistem pendukung keputusan:
1. Little (1970)
Sistem pendukung keputusan adalah sebuah himpunan/kumpulan prosedur berbasis model untuk memproses data dan pertimbangan untuk membantu manajemen dalam pembuatan keputusannya.

2. Alter (1990) membuat definisi sistem pendukung keputusan dengan memabandingkannya dengan sebuah sistem pemrosesan data elektronik (PDE) / Electronic Data Processing tradisional dalam 5 hal :

SPK
Penggunaan :Aktif
Pengguna :Manajemen
Tujuan :Efektifitas
Time horizon :Sekarang dan masa depan
Kelebihan : Fleksibilitas

PDE
Penggunaan : Pasif
Pengguna : Operator/Pegawai
Tujuan : Efisiensi Mekanis
Time horizon :Masa Lalu
Kelebihan :Konsistensi

3. Keen (1980)

Sistem pendukung keputusan adalah sistem berbasis komputer yang dibangun lewat sebuah proses adaptif dari pembelajaran, pola-pola penggunan dan evolusi sistem.

4. Bonczek (1980)

Sistem pendukung keputusan sebagai sebuah sistem berbasis komputer yang terdiri atas komponen-komponen antara lain komponen sistem bahasa (language), komponen sistem pengetahuan (knowledge) dan komponen sistem pemrosesan masalah (problem processing) yang saling berinteraksi satu dengan yang lainnya.

5. Hick (1993)

Sistem pendukung keputusan sebagai sekumpulan tools komputer yang terintegrasi yang mengijinkan seorang decision maker untuk berinteraksi langsung dengan komputer untuk menciptakan informasi yang berguna dalam membuat keputusan semi terstruktur dan keputusan tak terstruktur yang tidak terantisipasi.

6. Man dan Watson
Sistem pendukung keputusan merupakan suatu sistem yang interaktif, yang membantu pengambil keputusan melalui penggunaan data dan model-model keputusan untuk memecahkan masalah yang sifatnya semi terstruktur maupun yang tidak terstruktur.

7. Moore and Chang
Sistem pendukung keputusan dapat digambarkan sebagai sistem yang berkemampuan mendukung analisis ad hoc data, dan pemodelan keputusan, berorientasi keputusan, orientasi perencanaan masa depan, dan digunakan pada saat-saat yang tidak biasa.

8. Bonczek (1980)
Sistem pendukung keputusan sebagai sebuah sistem berbasis komputer yang terdiri atas komponen-komponen antara lain komponen sistem bahasa (language), komponen sistem pengetahuan (knowledge) dan komponen sistem pemrosesan masalah.

9. Turban & Aronson (1998)
Sistem penunjang keputusan sebagai sistem yang digunakan untuk mendukung dan membantu pihak manajemen melakukan pengambilan keputusan pada kondisi semi terstruktur dan tidak terstruktur. Pada dasarnya konsep DSS hanyalah sebatas pada kegiatan membantu para manajer melakukan penilaian serta menggantikan posisi dan peran manajer.

10. Raymond McLeod, Jr. (1998)
Sistem pendukung keputusan merupakan sebuah sistem yang menyediakan kemampuan untuk penyelesaian masalah dan komunikasi untuk permasalahan yang bersifat semi-terstruktur.

JENIS-JENIS KEPUTUSAN MENURUT HERBERT A. SIMON :
1.      Keputusan Terprogram, bersifat berulang dan rutin, sedemikian sehingga suatu prosedur pasti telah dibuat untuk menanganinya.
2.      Keputusan Tak Terprogram, bersifat baru, tidak terstruktur dan jarang konsekuen. Tidak ada metode yang pasti untuk menangani masalah ini.

TAHAP-TAHAP PENGAMBILAN KEPUTUSAN MENURUT SIMON :
1.      Kegiatan Intelijen, mengamati lingkungan mencari kondisi-kondisi yang perlu diperbaiki.
2.      Kegiatan Merancang, menemukan, mengembangkan dan menganalisis berbagai alternatif tindakan yang mungkin.
3.      Kegiatan Memilih, memilih satu rangkaian tindakan tertentu dari beberapa yang tersedia.
4.      Kegiatan Menelaah, menilai pilihan-pilihan yang lalu.

KONSEP DSS
1.      Masalah Terstruktur, merupakan suatu masalah yang memiliki struktur masalah pada 3 tahap pertama, yaitu intelijen, rancangan dan pilihan.
2.      Masalah Tak Terstruktur, merupakan masalah yang sama sekali tidak memiliki struktur pada 3 tahap Simon diatas.
3.      Masalah Semi-Terstruktur, merupakan masalah yang memiliki struktur hanya pada satu atau dua tahap Simon.
 
TUJUAN DSS :
1.      Membantu manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah semi terstruktur.
2.      Mendukung penilaian manajer bukan mencoba menggantikannya.
3.      Meningkatkan effektifitas pengambilan keputusan manajer daripada efisiensinya.
 
 Data dan Informasi dimasukkan kedalam database dari lingkungan perusahaan. Database juga berisi data yang disediakan SIA. Isi Database digunakan oleh 3 subsistem perangkat lunak :
1.      Perangkat Lunak Penulisan Laporan, menghasilkan laporan periodik maupun khusus. Laporan periodik disiapkan sesuai jadwal dan biasanya dihasilkan oleh perangkat lunak yang dikodekan dalam suatu bahasa prosedural seperti COBOL. Laporan khusus disiapkan sebagai jawaban atas kebutuhan informasi yang tak terduga dan berbentuk database query oleh pemakai yang menggunakan query language dari DBMS atau bahasa pemrograman generasi keempat.
2.      Model Matematika, menghasilkan informasi sebagai hasil dari simulasi yang melibatkan satu atau beberapa komponen dari sistem fisik perusahaan. Dapat ditulis dalam bahasa pemrograman apaun.
3.      Perangkat Lunak GDSS, memungkinkan beberapa pemecah masalah, bekerja sama sebagai satu kelompok, mencapai solusi. Mungkin pemecah masalah itu mewakili satu komite atau tim proyek.

KONSEP GDSS

Sistem Pendukung Keputusan Berkelompok (Group Decision Support System) merupakan
“Suatu sistem berbasis komputer yang mendukung kelompok-kelompok orang yang terlibat dalam suatu tugas (atau tujuan) bersama yang menyediakan interface bagi suatu lingkungan yang digunakan bersama”
 
Jika anggota bertemu pada waktu yang sama disebut Synchronus Exchange. Co.: rapat komite.
Jika para anggota bertemu pada waktu yang berlainan disebut Asynchronus Exchange. Co.: komunikasi melalu e-mail.
1.      Ruang Keputusan, merupakan pengaturan untuk rapat kelompok kecil secara tatap muka.
2.      Jaringan Keputusan Setempat, jika kelompok kecil tidak mungkin bertemu secara tatap muka, para anggota dapat berinteraksi melalui jaringan setempat atau LAN.
3.      Pertemuan Legislatif, jika kelompok terlalu besar untuk ruang keputusan, pertemuan legislatif diperlukan. Ukuran besar menimbulkan kendala-kendala tertentu pada komunikasi.
4.      Konfrensi bermedia Komputer, beberapa aplikasi OA memungkinkan komunikasi antar kelompok-kelompok besar dengan anggota yang tersebar secara geografis, aplikasi ini dikenal dengan Teleconference.
Tata Letak Ruang Keputusan

Dalam pertemuan GDSS umum yang menggunakan Group System, suatu kelompok akan bertemu dalam ruang keputusan. Para peserta akan menulis pendapat mengenai suatu topik, seperti :”Sasaran apa yang perlu dimiliki oleh perusahaan kita untuk tahun depan?”
Program ini menyediakan komunikasi paralel maupun anonimitas.
Komunikasi Paralel adalah saat semua peserta menulis pendapat pada saat yang bersamaan.
Anonimitas adalah saat tak seorang pun mengetahui siapa yang menulis pendapat tertentu. Anonimitas memungkinkan setiap peserta menuliskan apa yang benar-benar dipikirkannya tanpa khawatir diejek oleh anggota kelompok yang lain
Setelah sekitar setengah jam menuliskan berbagai pendapat mengenai topik utama, para anggota kelompok mengumpulkan pendapat-pendapat itu kedalam beberapa kategori dengan menggunakan program yang disebut Idea Organizer.
Akhirnya para anggota kelompok menggunakan program Vote untuk memberi peringkat para daftar kategori yang diikhtisarkan oleh Idea Organizer, menurut kriteria tertentu. Tiap anggota menciptakan daftarnya sendiri dan tidak dipengaruhi oleh peringkat orang lain. Ikhtisar dan daftar peringkat ini kemudian ditampilkan pada layar umum untuk memberikan gambaran pada kelompok mengenai konsensus mereka pada topik pertemuan.

PERAN DSS DALAM PEMECAHAN MASALAH
DSS dapat memperluas dukungan manajer dalam pemecahan masalah, karena DSS disesuaikan dengan kebutuhan-kebutuhan khusus manajer.

http://lyacorporation.blogspot.com/2010/02/otomatisasi-kantor-office-automation_24.html
http://www.apriza.net/blog/tag/pengantar-sistem-informasi/
 
0 komentar
Diberdayakan oleh Blogger.

Translate

Ads 468x60px

Social Icons

Featured Posts

Copyright © 2012 Article | Naruto Vs Sasuke V2 Theme | Designed by Johanes DJ